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O que é gerenciamento eletrônico de documentos? É um sistema digital que permite armazenar, organizar e acessar documentos de forma segura e rápida, eliminando papéis e arquivos físicos.
Quanto tempo sua equipe perdeu esta semana procurando aquela apólice específica em pilhas de papel? Se você gerencia uma corretora de seguros, sabe que o gerenciamento eletrônico de documentos não é mais luxo, é necessidade.
Entre arquivos abarrotados, documentos perdidos e a constante preocupação com a segurança das informações dos clientes, a gestão tradicional de papéis se tornou o gargalo que impede o crescimento de muitas corretoras.
Neste artigo, você descobrirá como implementar essa transformação digital na sua corretora e conhecerá as soluções Quiver que tornam esse processo simples e acessível. Continue a leitura para saber mais sobre o assunto.
O gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é um sistema digital que transforma papéis em arquivos eletrônicos organizados, permitindo armazenar, localizar e compartilhar qualquer documento em segundos.
Para as corretoras, isso significa ter todas as apólices, propostas, sinistros e documentos dos clientes disponíveis com apenas alguns cliques, de qualquer lugar e a qualquer momento.
Na prática, o GED funciona como um arquivo inteligente na nuvem. Primeiro, os documentos físicos são digitalizados ou criados diretamente em formato digital. Em seguida, o sistema os organiza automaticamente usando critérios como tipo de documento, data, cliente ou número da apólice.
Quando você precisa de um documento, basta digitar uma palavra-chave – como o nome do cliente ou número do sinistro – e o sistema localiza instantaneamente.
A diferença para o arquivo tradicional é revolucionária. Enquanto no modelo antigo você depende de espaço físico, organização manual e horas de busca, o gerenciamento eletrônico de documentos oferece busca instantânea, backup automático e acesso simultâneo por múltiplos usuários.
Além disso, elimina riscos como perda por incêndio, deterioração ou extravio, garantindo que informações críticas da sua corretora estejam sempre protegidas e acessíveis.
A transformação digital não é mais opcional no mercado de seguros. Corretoras que ainda dependem exclusivamente de documentos físicos enfrentam desafios diários que comprometem sua competitividade e crescimento.
Sem um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, sua corretora convive com problemas críticos. A perda de documentos é um pesadelo real – uma apólice extraviada pode significar problemas jurídicos e perda de credibilidade.
O tempo desperdiçado é outro vilão silencioso: estudos mostram que profissionais gastam até 2 horas diárias procurando documentos em arquivos físicos. Para uma corretora com 10 funcionários, isso representa 100 horas semanais perdidas!
Os riscos de segurança são ainda mais preocupantes. Documentos físicos estão vulneráveis a incêndios, enchentes, roubo ou acesso não autorizado. Além disso, não há controle sobre quem visualizou ou alterou informações sensíveis dos clientes.
A implementação do gerenciamento eletrônico de documentos traz melhorias instantâneas. O acesso aos documentos passa a ser imediato – qualquer arquivo é localizado em segundos, de qualquer dispositivo. A segurança aumenta exponencialmente com backups automáticos, criptografia e controle de acesso por usuário.
A economia de espaço físico é impressionante: armários e salas inteiras de arquivo se transformam em áreas produtivas. Essa otimização reduz custos com aluguel e libera sua equipe para atividades que realmente geram valor para o negócio.
Implementar um gerenciamento eletrônico de documentos eficiente na sua corretora não precisa ser complexo. Seguindo estes quatro passos fundamentais, você garante uma transição suave e resultados consistentes.
O primeiro passo é transformar seus documentos físicos em arquivos digitais de alta qualidade. Isso inclui digitalizar apólices antigas, propostas, cartões de visita e qualquer papel relevante.
Mas não para por aí, o GED moderno também captura documentos que já nascem digitais, como e-mails, PDFs recebidos e formulários online. O segredo está em estabelecer um processo contínuo: todo documento que entra na corretora já é digitalizado imediatamente.
Digitalizar sem organizar é trocar uma bagunça física por uma digital. Por isso, a indexação inteligente é crucial. Cada documento recebe “etiquetas” virtuais como tipo (apólice, proposta, sinistro), data, cliente, seguradora e corretor responsável. Essa categorização permite que o sistema encontre qualquer arquivo instantaneamente, mesmo entre milhares de documentos.
O armazenamento vai além de salvar arquivos. Um GED profissional mantém seus documentos em servidores seguros, com criptografia bancária e backups automáticos. Isso significa que mesmo se seu computador quebrar ou a corretora sofrer um sinistro, todos os documentos permanecem intactos e acessíveis.
O último passo define quem pode ver, editar ou compartilhar cada documento. Gestores têm acesso total, os corretores visualizam apenas suas carteiras, e a equipe administrativa acessa conforme suas funções. Esse controle refinado garante segurança e permite compartilhamento ágil com clientes e seguradoras quando necessário.
De certa forma, seguindo esses quatro passos, sua corretora constrói uma base sólida para o gerenciamento eletrônico de documentos verdadeiramente eficaz.
A Quiver desenvolveu soluções específicas para as necessidades reais das corretoras de seguros, transformando o gerenciamento eletrônico de documentos em uma vantagem competitiva concreta para seu negócio.
As Soluções em Gestão Quiver foram criadas por quem entende profundamente o mercado de seguros. O sistema integra todas as operações da corretora em uma única plataforma, onde o GED trabalha em harmonia com gestão de clientes, controle de comissões e acompanhamento de renovações.
Isso significa que ao acessar a ficha de um cliente, você visualiza instantaneamente todos os seus documentos, histórico de sinistros e comunicações anteriores.
O que torna a Quiver única é a combinação de tecnologia avançada com simplicidade de uso. A interface intuitiva permite que qualquer membro da equipe domine o sistema rapidamente, sem necessidade de treinamentos extensos.
Além disso, o gerenciamento eletrônico de documentos da Quiver oferece recursos exclusivos como OCR (reconhecimento de texto) que permite buscar palavras dentro de documentos digitalizados e integração direta com seguradoras parceiras.
Corretoras que implementaram as soluções Quiver relatam resultados impressionantes. Uma corretora de São Paulo reduziu em 80% o tempo de atendimento ao localizar documentos instantaneamente.
Outra, do interior paulista, eliminou completamente o arquivo físico, economizando R$ 3.000 mensais em aluguel. Mais importante: todas reportam aumento na satisfação dos clientes, que agora recebem informações e documentos em minutos, não em dias.
O gerenciamento eletrônico de documentos não é mais o futuro – é o presente das corretoras de sucesso. Com as Soluções em Gestão Quiver, sua corretora elimina desperdícios, aumenta a segurança e impressiona clientes com agilidade profissional.
Pronto para transformar sua corretora? Explore mais conteúdos estratégicos no blog Soluções para Corretoras da Quiver e descubra como a tecnologia pode revolucionar seus resultados!
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