Dissecando o Quiver PRO: Gestão eletrônica de documentos
Corretoras de seguros que utilizam o Quiver PRO contam com a gestão eletrônica de documentos (GED), solução que organiza, controla e armazena documentos sem burocracia. Se a sua corretora ainda arquiva os documentos do dia a dia em armários e gavetas, passou da hora de usar as novas tecnologias para se desenvolver. Conheça detalhes da GED nos próximos parágrafos.
O que é gestão eletrônica de documentos?
A gestão eletrônica de documentos trata-se de uma das tecnologias modernas fundamentais para todos os modelos de corretoras de seguros. O recurso integra o software de gestão Quiver PRO e atua para administrar e armazenar dados importantes da corretora. Documentos de texto, PDF, imagens, apólices, endossos, sinistros, planilhas e informações de clientes são armazenadas digitalmente e podem ser acessadas com rapidez.
Documentos acumulados em mesas e armários deixam de existir com a GED.
A funcionalidade simplifica os processos na corretora e garante que, nos momentos de necessidade, a diretoria e os corretores de seguros consigam acessar documentos de onde estiverem.
Entretanto, para a GED garantir resultados concretos, os documentos precisam ser analisados e separados por categoria, para então, seguirem para digitalização. Nesta fase são convertidos em documentos virtuais e passam pela indexação, etapa que otimiza as buscas no sistema. Esse conjunto de processos depende do trabalho manual de um profissional focado.
Funções da gestão eletrônica de documentos em corretoras
A tecnologia da gestão eletrônica de documentos pode promover uma transformação no método de trabalho da corretora de seguros. Isto porque, os benefícios da solução vão auxiliar os gestores na tomada de decisões e tornar o dia a dia mais prático.
- Controle de documentos
Oportunidade da equipe contar com todos os arquivos da empresa categorizados de acordo com o seu interesse. Papéis importantes, como apólices de clientes, podem ser visualizados em poucos cliques, dando agilidade para acompanhar prazos e pagamentos.
- Aumento de produtividade
Como o colaborador não perde tempo procurando determinado documento em uma pilha de papéis acumulados na mesa, crescem as oportunidades de produzir mais.
- Segurança com arquivos da corretora
A GED acaba com problemas de documentos extraviados e limita o acesso a arquivos confidenciais. O recurso mantém as informações cadastradas com segurança e realiza backups de rotina.
- Otimização de espaço
Salas com armários lotados de documentos físicos deixam de ser uma preocupação do gestor. Com a adesão aos arquivos digitais, o espaço pode ser direcionado para outra atividade mais urgente.
- Acesso compartilhado
Outra vantagem está em garantir que os documentos estejam disponíveis para consultas e impressões sempre que necessário. O colaborador em reunião com o cliente consegue visualizar seu cadastro, sanar dúvidas e prestar um atendimento de qualidade, apenas usando um dispositivo móvel com internet.
A gestão eletrônica de documentos no Quiver PRO
Contrate o Quiver PRO e implemente a gestão eletrônica de documentos em 100% dos setores da corretora de seguros. A Quiver também capacita seus colaboradores para utilizarem esta e outras ferramentas por meio da Universidade Quiver.
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