O tempo é muito precioso e caro atualmente. Mesmo assim, grande parte das empresas possui tarefas repetitivas, que precisam ser executadas inúmeras vezes. Por consequência, as empresas deixam de lucrar por gastarem horas de trabalho em processos desnecessários, que podem ser automatizados.

Você já parou para pensar na quantidade de tempo que sua corretora de seguros gasta com essas tarefas repetitivas? A melhor solução para esse problema é a automatização de processos.

O que é a automatização de processos?

A automatização nada mais é que a substituição de processos manuais por sistemas informatizados, trocando o “homem pela máquina”, tendo por consequência a redução de falha humana, aumento da produtividade e lucratividade, dentre outras vantagens que serão apresentadas a seguir.

Um exemplo extremamente simples de automatização de processos é a comparação entre um computador com impressora e uma máquina de datilografia, na máquina, é preciso escrever diversas vezes o mesmo texto para se obter várias cópias. Já no computador, escreve-se apenas uma vez e escolhe quantas cópias automáticas deseja imprimir.

Com esse processo entendido, entenda como implantá-lo na corretora de seguros e aumentar a produtividade.

Comece por tarefas simples

Faça um levantamento das rotinas de tarefas que são feitas mensalmente. Por exemplo:

• Controle de despesas;
• Pagamentos;
• Entradas e saídas de transações bancárias.

Essas são tarefas que podem ser facilmente controladas por um software de gestão financeira. Além da sua empresa ter o controle sobre todos os gastos de modo centralizado, é possível agendar pagamentos automáticos de despesas fixas como água, luz e internet.

Com esse pequeno passo, seus colaboradores poderão focar em outras atividades que essencialmente requerem atenção humana (tarefas intelectuais), aumentando a produtividade da sua corretora.

Documente os processos realizados e alterados

Ao começar a automatizar uma tarefa, é interessante registrar a maneira como a mesma era desenvolvida de forma manual, para que mais tarde seja possível comparar o rendimento de antes e depois da implantação.

Além das comparações, é possível efetivar melhorias contínuas nessa automatização por meio da documentação, gerando maior produtividade, lucratividade, efetividade e impacto dentro do ambiente de trabalho.

Lembre-se que o tempo do cliente também é importante

Ao oferecer um serviço aos seus clientes, quanto menor o tempo que você gasta para dar uma resposta de qualidade, maior será a satisfação dos mesmos. Já parou para pensar quanto tempo leva para fazer o cálculo de um seguro em dez sites de seguradoras distintas? Esse tempo é reduzido drasticamente com a automatização através de um multicálculo de seguros.

Automatizar o processo de cotação faz com que seus colaboradores tenham mais tempo para focar em novas vendas, além de conquistar o cliente pela eficiência, já que sua corretora vai apresentar o orçamento antes da corretora concorrente.

[COMPARATIVO] Os melhores multicálculos de seguros

Demonstre a importância do seu cliente 

Não deixe passar em branco datas importantes para seu cliente. Por meio de um sistema gerenciador, pode-se manter o contato com ele de forma automatizada.

Você não precisa se preocupar em desejar um “feliz aniversário” para cada um de seus clientes, pois o sistema faz isso de forma automática, o que impacta positivamente o relacionamento com o cliente.

Capacite seus colaboradores

Seus colaboradores são fundamentais para o crescimento da sua corretora. Toda mudança no trabalho, por mais simples que seja, afeta a todos. Apresente demonstrações, treinamentos e explicações claras sobre as melhorias trazidas pelas automatizações.

Se você gostou dessa dica de gestão, pode encontrar muito mais no ebook: Guia essencial para corretores de seguros.